Klare Regeln. Faire Zusammenarbeit.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der Orphil-Plattform, der KI-Telefonie, des Website-Chatbots und der zugehörigen digitalen Leistungen.
Anbieter und Vertragspartner
Vertragspartner für sämtliche unter der Marke Orphil angebotenen Leistungen ist:
handelnd unter der Marke Orphil
73525 Schwäbisch Gmünd
Deutschland
Geltungsbereich und Kundenkreis
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung von Orphil sowie für damit verbundene Einrichtungs-, Support- und Zusatzleistungen.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Hotels, Beherbergungsbetriebe und andere gewerbliche Anbieter. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn Orphil ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
Vertragsschluss und Vertragsunterlagen
Darstellungen auf der Website stellen noch kein verbindliches Vertragsangebot dar. Ein Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots, eine Auftragsbestätigung, die Freischaltung eines kostenpflichtigen Tarifs oder einen vergleichbaren ausdrücklich bestätigten Vertragsschluss zustande.
Maßgeblich für den konkreten Leistungsumfang sind das jeweilige Angebot, die Auftragsbestätigung, die Tarifbeschreibung und diese AGB. Individuelle Vereinbarungen haben im Konfliktfall Vorrang.
Leistungsgegenstand
Orphil stellt dem Kunden für die Vertragsdauer eine cloudbasierte KI-Kommunikationsplattform zur Verfügung. Abhängig vom gebuchten Tarif können insbesondere folgende Funktionen enthalten sein:
- KI-gestützte Telefonassistenz und Anrufbearbeitung,
- Website-Chatbot und automatisierte Beantwortung von Gästeanfragen,
- zentrale Wissensbasis und Import von Hotelinformationen,
- Transkripte, Zusammenfassungen, Rückruf- und Serviceanliegen,
- Dashboard, Inbox, Nutzerverwaltung und Konfiguration,
- technische Einrichtung, Support und Aktualisierungen.
Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Anzahl von Buchungen oder eine vollständige Ersetzung menschlicher Mitarbeiter wird nicht geschuldet.
Kostenlose Testphase
Soweit angeboten, kann Orphil für einen Zeitraum von 21 Tagen kostenlos getestet werden. Der konkrete Beginn ergibt sich aus der Freischaltung oder Auftragsbestätigung.
Die Testphase endet automatisch, sofern der Kunde nicht ausdrücklich einen kostenpflichtigen Tarif auswählt oder dessen Aktivierung bestätigt. Eine automatische Umwandlung allein aufgrund des Zeitablaufs erfolgt nicht.
Orphil kann den Funktionsumfang während der Testphase begrenzen und eine erneute kostenlose Testphase für denselben Kunden ablehnen.
Einrichtung und Onboarding
Die Standardeinrichtung ist bei den Tarifen Professional und Individual im vereinbarten Leistungsumfang enthalten.
Beim Basic-Tarif ist die Standardeinrichtung für die ersten 50 Orphil-Kunden kostenlos. Nach Erreichen dieser Kundenzahl beträgt die einmalige Einrichtungsgebühr für neu abgeschlossene Basic-Verträge 299,00 Euro netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Maßgeblich ist die zeitliche Reihenfolge der verbindlichen Vertragsabschlüsse. Ob eine Einrichtungsgebühr anfällt, wird dem Kunden vor Vertragsschluss angezeigt.
Individuelle Programmierungen, umfangreiche Datenbereinigungen, zusätzliche Integrationen oder Leistungen außerhalb der Standardeinrichtung können gesondert angeboten und berechnet werden.
Preise, Abrechnung und Zahlung
Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise. Alle Preisangaben verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Je nach Auswahl des Kunden erfolgt die Abrechnung monatlich oder jährlich im Voraus. Der Kunde ermächtigt Orphil beziehungsweise den eingesetzten Zahlungsdienstleister, die fälligen Beträge über die vereinbarte automatische Zahlungsmethode einzuziehen.
Der Kunde hat für eine gültige Zahlungsmethode und ausreichende Deckung zu sorgen. Rechnungen können elektronisch bereitgestellt oder per E-Mail versandt werden.
Schlägt eine Zahlung fehl, kann Orphil angemessene Rücklastschrift- oder Bearbeitungskosten verlangen, soweit der Kunde die fehlgeschlagene Zahlung zu vertreten hat.
Telefoniekosten und Nutzungsumfang
Die im gebuchten Tarif ausgewiesenen Telefoniekosten sind im vereinbarten Preis enthalten. Maßgeblich sind die im Angebot oder in der Tarifbeschreibung genannten Länder, Rufnummerntypen, Minuten-, Nutzungs- und Fair-Use-Grenzen.
Kostenpflichtige Sonderrufnummern, Premiumdienste, missbräuchliche Nutzung, außergewöhnlich hohe Nutzung oder Leistungen außerhalb des vereinbarten Tarifs sind nicht automatisch enthalten. Zusätzliche Kosten entstehen nur, wenn sie zuvor vereinbart oder transparent angezeigt wurden.
Vertragslaufzeit und Kündigung
Monatstarif
Bei monatlicher Abrechnung läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.
Jahrestarif
Bei jährlicher Abrechnung beträgt die anfängliche Vertragslaufzeit zwölf Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Kündigungen bedürfen mindestens der Textform und können insbesondere per E-Mail an info@orphil.de erklärt werden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Bereits im Voraus gezahlte Vergütungen werden bei einer ordentlichen Kündigung nicht anteilig erstattet, sofern keine abweichende Vereinbarung besteht.
Verfügbarkeit, Wartung und Störungen
Orphil gewährleistet eine technische Verfügbarkeit der Plattform von 99 Prozent im Kalenderjahresmittel. Die Verfügbarkeit bezieht sich auf die wesentlichen, von Orphil kontrollierten Plattformfunktionen am Übergabepunkt des Systems.
Nicht als Ausfallzeit gelten insbesondere:
- angekündigte oder erforderliche Wartungs- und Sicherheitsarbeiten,
- vom Kunden verursachte Störungen oder fehlerhafte Konfigurationen,
- Störungen der Internet-, Mobilfunk- oder Telefonnetze,
- Ausfälle externer Hosting-, Cloud-, KI-, Zahlungs- oder Telefonieanbieter,
- höhere Gewalt, Cyberangriffe und sonstige Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs,
- vorübergehende Einschränkungen zur Abwehr konkreter Sicherheitsrisiken.
Weitergehende Service-Level oder Reaktionszeiten gelten nur, wenn sie gesondert vereinbart wurden.
Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde ist insbesondere verpflichtet:
- richtige, aktuelle und rechtmäßig nutzbare Hotelinformationen bereitzustellen,
- Änderungen bei Preisen, Öffnungszeiten, Leistungen und Kontaktdaten zeitnah einzupflegen,
- Zugangsdaten und Administrationskonten zu schützen,
- erzeugte Antworten regelmäßig zu kontrollieren und erkennbare Fehler zu korrigieren,
- notwendige Einwilligungen, Hinweise und Rechtsgrundlagen gegenüber Gästen sicherzustellen,
- keine rechtswidrigen oder fremde Rechte verletzenden Inhalte einzustellen,
- Orphil nicht für Notfälle, medizinische Diagnosen oder verbindliche Rechtsberatung einzusetzen.
Verzögerungen oder Einschränkungen aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung gehen nicht zulasten von Orphil.
Besonderheiten KI-gestützter Funktionen
KI-generierte Antworten beruhen auf statistischen Verfahren und den jeweils verfügbaren Informationen. Sie können trotz technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein.
Der Kunde bleibt für geschäftlich oder rechtlich relevante Angaben verantwortlich. Verbindliche Buchungszusagen, Preisgarantien, Stornierungen, Beschwerden, Notfälle und besondere personenbezogene Situationen müssen bei Bedarf durch einen Menschen geprüft werden.
Der Kunde hat Gäste transparent darauf hinzuweisen, wenn sie mit einem KI-System interagieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. Orphil kann entsprechende Standardhinweise technisch bereitstellen.
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Jede Partei ist für die Einhaltung der auf sie anwendbaren Datenschutzvorschriften verantwortlich. Soweit Orphil personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, dass für die Nutzung der KI-Telefonie, des Chatbots und der bereitgestellten Daten eine gültige Rechtsgrundlage besteht und erforderliche Informationspflichten erfüllt werden.
Weitere Informationen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem gegebenenfalls abgeschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Nutzungsrechte und Inhalte
Orphil räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf die eigene geschäftliche Nutzung beschränktes Recht ein, die gebuchten Funktionen vertragsgemäß zu verwenden.
Der Kunde behält seine Rechte an den von ihm bereitgestellten Inhalten, Daten, Marken und Materialien. Er räumt Orphil die für Einrichtung, Betrieb, Verarbeitung, Sicherung und vertragsgemäße Bereitstellung notwendigen Nutzungsrechte ein.
Eine Weitervermietung, Weiterveräußerung, Umgehung technischer Beschränkungen, automatisierte missbräuchliche Abfrage oder Rückentwicklung des Systems ist unzulässig, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes erlaubt.
Sperrung und Schutzmaßnahmen
Orphil darf den Zugang vorübergehend ganz oder teilweise sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, eine Sicherheitsgefährdung, rechtswidrige Nutzung oder erheblichen Zahlungsverzug bestehen.
Soweit möglich, wird der Kunde vorab informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe. Bei akuten Sicherheitsrisiken oder gesetzlichen Verpflichtungen kann eine sofortige Sperrung erfolgen.
Die Zahlungspflicht bleibt während einer vom Kunden zu vertretenden Sperrung bestehen.
Gewährleistung und Haftung
Orphil haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Soweit gesetzlich zulässig, haftet Orphil nicht für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder ausgebliebene Einsparungen, sofern diese nicht vorhersehbar und vertragstypisch waren.
Orphil haftet nicht für Fehler, die auf unrichtigen oder veralteten Kundeninformationen, eigenmächtigen Änderungen des Kunden, nicht unterstützten Drittsystemen oder Störungen außerhalb des Einflussbereichs von Orphil beruhen.
Vertragsende, Datenexport und Löschung
Nach Vertragsende wird der Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen beendet. Der Kunde kann bis zum Vertragsende die für ihn verfügbaren exportierbaren Daten selbst herunterladen oder einen Export in einem verfügbaren, gängigen maschinenlesbaren Format anfordern.
Soweit auf Orphil die gesetzlichen Regelungen für Datenverarbeitungsdienste Anwendung finden, unterstützt Orphil einen Anbieterwechsel oder die Übertragung auf eine kundeneigene Infrastruktur im gesetzlich erforderlichen Umfang. Der reguläre Übergangszeitraum beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage, sofern keine technische Unmöglichkeit oder abweichende gesetzlich zulässige Vereinbarung vorliegt.
Nach erfolgreichem Abschluss des Exports beziehungsweise nach Ablauf einer eingeräumten Abruffrist werden exportierbare Kundendaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsgründe oder dokumentierten Weisungen entgegenstehen.
Sicherungskopien können bis zum Ablauf regulärer Backup-Zyklen fortbestehen und werden in dieser Zeit nicht produktiv genutzt.
Leistungs- und AGB-Änderungen
Orphil darf Leistungen weiterentwickeln, technisch anpassen oder durch gleichwertige Funktionen ersetzen, sofern der vertragsgemäße Hauptnutzen für den Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
Wesentliche Änderungen dieser AGB werden dem Kunden rechtzeitig in Textform mitgeteilt. Änderungen, die das vertragliche Gleichgewicht erheblich zulasten des Kunden verschieben, werden nicht allein durch Schweigen wirksam. Soweit erforderlich, holt Orphil eine ausdrückliche Zustimmung ein oder räumt ein Sonderkündigungsrecht ein.
Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis Schwäbisch Gmünd. Gesetzlich zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.